Người dùng thường hay tính toán các dữ liệu trong Excel, rồi sau đó sao chép sang Word, mục đích là gởi các báo cáo trong trong việc. Vậy làm thế nào để sao chép các dữ liệu từ Excel sang Word mà vẫn giữ nguyên định dạng. Trong bài viết này, mình sẽ hướng dẫn các bạn 2 cách copy dữ liệu từ Excel sang Word đơn giản và nhanh chóng nhé.
Cách copy dữ liệu từ Excel sang Word
I.Mục đích copy dữ liệu từ Excel sang Word.
Khi các bạn trình bày các bài báo cáo, thuyết trình mà có các dữ liệu tính toán như dữ liệu báo cáo doanh thu, bán hàng, …thì việc trình bày trong Word sẽ đẹp hơn, rõ ràng hơn.
Khi copy dữ liệu từ Excel sang Word, nó sẽ giữ nguyên định dạng, dữ liệu cho các bạn, không mất nhiều thời gian để thiết kế trong Word.
II.Hướng dẫn cách copy dữ liệu từ Excel sang Word.
1.Sao chép bằng Paste Special
Để sao chép từ Excel sang word, chúng ta sử dụng Paste Special, cách thực hiện như sau:
Bước 1: Trước tiên, các bạn mở 2 file word và excel có sẵn dữ liệu
Bôi đen dữ liệu trong bảng Excel->nhấn chuột phải chọn copy (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+C).
Bước 2: Di chuyển sang Word, để chuột vào vị trí cần dán, nhấn chuột phải chọn Paste(hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+V).
Bước 3: Ở cửa sổ hiện ra tiếp theo chúng ta chọn Microsoft Excel Worksheet Object và nhấn OK.
Như vậy, bảng dữ liệu Excel đã được sao chép sang word, khi sao chép sang word thì bảng dữ liệu sẽ bị lệch so với định dạng hiện tại của word, vì vậy các bạn cần điều chỉnh lại cho phù hợp.
Bước 4: Các bạn sẽ nhìn thấy phía góc phải có 1 hình vuông, các bạn dùng chuột kéo rộng ra cho vừa đủ trang Word.
Bước 5: Nếu dữ liệu vẫn chưa xuất hiện hết trong trang Word, thì các bạn để chuột trên thanh Rule để canh chỉnh cho phù hợp, các cột dữ liệu nào rộng thì bạn kéo nhỏ lại.
2.Sao chép bằng cách copy paste bình thường.
Bước 1: Chúng ta cũng thực hiện copy dữ liệu trong bảng tính Excel như bước 1 của cách 1.
Bước 2: Mở file word cần dán và nhấn tổ hợp phím Ctrl + V trên bàn phím.
Bước 3: Điều chỉnh bảng tính để tự động bảng vừa với trang giấy bằng cách như sau:
Bấm chuột vào bất kỳ ô nào trong bảng -> sau đó chọn Tab Layout trên thanh công cụ ->tiếp tục chọn lệnh AutoFit -> chọn AutoFit Window.
Sau khi thực hiện bước trên, chúng ta có kết quả như hình bên dưới.
Bước 4: Tiếp theo các bạn kéo các cột trong bảng để cho vừa với trang Word, nhìn sao cho đẹp hơn. Các bạn có thể điều chỉnh các cột trên thanh Rule(số 2), hoặc để chuột đường kẻ khung tại ô mà bạn muốn điều chỉnh, sau đó có thể điều chỉnh theo ý của các bạn.
Nếu các bạn muốn bảng tính lớn hơn, các bạn có thể để chuột vào vị trí ô vuông bên góc phải của bảng dữ liệu, dùng chuột kéo xuống dưới, tùy theo kích thước các bạn muốn.
Như vậy, mình đã giới thiệu đến các bạn 2 cách copy dữ liệu từ Excel sang Word, một cách đơn giản và không mất nhiều thời gian. Hy vọng, bài viết này sẽ giúp ích cho các bạn trong công việc được nhanh hơn, tiết kiệm thời gian nhiều hơn.
Tham khảo thêm các bài viết.
–Bài 13: Giới thiệu về công thức trong Excel 2019
–Bài 14: Tạo công thức phức tạp trong Excel 2019
–Bài 15: Địa chỉ ô (tham chiếu ô) Excel 2019
