Bài 04: Lưu, xuất file PDF và chia sẻ bảng tính trong Excel 2019

I – Lưu File Save và Save As Excel 2019

1. Save & Save As

Excel 2019 cung cấp hai cách để lưu tệp tin: Save và Save As. Các tùy chọn này hoạt động theo những cách tương tự với phiên bản cũ, chỉ có một vài khác biệt quan trọng:

Save (Lưu): Khi tạo hoặc chỉnh sửa bảng tính, bạn sẽ sử dụng lệnh Save để lưu thay đổi của mình. Bạn sẽ sử dụng lệnh này một cách thường xuyên. Khi lưu tệp tin, bạn chỉ cần chọn tên tệp và vị trí lưu lần đầu tiên. Sau đó, chỉ cần nhấp vào lệnh Save để lưu nó với cùng tên và vị trí.

Save As (Lưu thành): Bạn sẽ sử dụng lệnh này để tạo một bản sao của bảng tính trong khi vẫn giữ bản gốc. Khi sử dụng Save As, bạn sẽ cần chọn một tên khác và/hoặc vị trí cho phiên bản được sao chép.

2. Cách lưu (SAVE) bảng tính Excel 2019

Điều quan trọng khi lưu bảng tính của bạn là bất cứ khi nào bạn bắt đầu dự án mới hoặc thực hiện thay đổi đối với kế hoạch hiện có. Hãy lưu một cách thường xuyên có thể ngăn không để dữ liệu công việc của bạn bị mất. Bạn cũng cần phải chú ý đến nơi bạn lưu bảng tính để có thể dễ dàng được tìm thấy sau đó.

Bước 1: Xác định vị trí và chọn lệnh Save trên thanh công cụ Quick Access Toolbar

Bước 2: Nếu bạn lưu tệp tin này lần đầu tiên, khi đó hộp thoại Save this file hiện ra cho phép bạn chọn vị trí lưu file (1). Nếu bạn chọ More locations khi đó Save As sẽ xuất hiện trong chế độ Backstage view.

Bước 3: Sau đó, bạn sẽ cần phải chọn nơi lưu tệp và đặt tên cho tệp đó. Để lưu bảng tính vào máy tính của bạn, chọn nhấp vào Browse. Ngoài ra, bạn có thể nhấp vào OneDrive để lưu tệp vào OneDrive.

Bước 4: Hộp thoại Save As sẽ xuất hiện. Chọn vị trí bạn muốn lưu bảng tính rồi nhập tên tệp (file name) cho bảng tính, sau đó nhấp vào Save (Lưu).

Bảng tính sẽ được lưu. Bạn có thể nhấp vào lệnh Save để lưu các thay đổi khi sửa đổi bảng tính. Ngoài ra, bạn cũng có thể truy cập vào lệnh Save bằng cách nhấn Ctrl + S trên bàn phím

3. Sử dụng Save As để tạo bảng tính bản sao

Nếu muốn sao lưu một bản sao khác của một bảng tính trong khi giữ bản gốc, bạn có thể tạo một bản sao. Ví dụ: Nếu bạn có một tệp có tên du-lieu-ban-hang, bạn có thể lưu nó làm du-lieu-ban-hang-1 để có thể chỉnh sửa tệp mới và vẫn tham chiếu và giữ nguyên nội dung của phiên bản gốc.

Để làm điều này, bạn nhấn vào lệnh Save As trong Backstage view. Giống như khi lưu tệp lần đầu tiên, bạn cần chọn nơi lưu tệp và đặt tên cho tệp mới.

4. Cách thay đổi vị trí lưu file Excel mặc định

Nếu không muốn sử dụng OneDrive, cảm thấy khó chịu khi OneDrive được chọn làm vị trí mặc định khi lưu hoặc thấy bất tiện khi mỗi lần lại phải chọn Computer, bạn có thể thay đổi vị trí lưu mặc định để máy tính được chọn lưu theo mặc định. Để thay đổi vị trí lưu file mặc định ta làm như sau:

Bước 1: Nhấn vào tab File để truy cập vào Backstage view

Bước 2: Nhấn vào Options (tùy chọn)

Bước 3: Hộp thoại Options của Excel sẽ xuất hiện. Chọn mục Save, tích chọn mục bên cạnh Save to Computer by default (Lưu vào máy tính theo mặc định), sau đó nhấn vào OK. Vị trí lưu mặc định sẽ được thay đổi.

5. Tính năng AutoRecover

Excel tự động lưu các bảng tính của bạn vào một thư mục tạm thời trong khi bạn làm việc trên chúng. Nếu bạn quên lưu những thay đổi của mình hoặc nếu Excel gặp sự cố, bạn có thể khôi phục tệp bằng AutoRecover.

Sử dụng tính năng AutoRecover

1. Mở Excel. Nếu phiên bản được lưu tự động của tệp được tìm thấy, khung Document Recovery sẽ xuất hiện.

2. Nhấn để mở một tập tin có sẵn. Bảng tính sẽ được khôi phục.

Theo mặc định, Excel tự động lưu 10 phút một lần. Nếu bạn đang chỉnh sửa một bảng tính ít hơn 10 phút, Excel không thể tạo một phiên bản tự động lưu được

Nếu không nhìn thấy tệp tin bạn cần, bạn có thể duyệt qua tất cả các tệp đã lưu tự động từ Backstage view. Chỉ cần chọn tab File, bấm Manage Workbook, sau đó chọn Recover Unsaved Workbooks

II – Xuất bảng tính Excel 2019 sang PDF các định dạng khác nhau

Theo mặc định, bảng tính Excel được lưu trong file .xlsx. Tuy nhiên, đôi khi bạn cần sử dụng một loại file khác, chẳng hạn như bảng tính PDF hoặc Excel 97-2003. Bạn có thể dễ dàng xuất bảng tính từ Excel sang nhiều loại file khác nhau.

1. Xuất bảng tính Excel dưới dạng file PDF

Xuất bảng tính dưới dạng tài liệu Adobe Acrobat, thường được biết đến dưới dạng file PDF, có thể đặc biệt hữu ích nếu bạn đang chia sẻ bảng tính với người không cài đặt ứng dụng Excel. Một tệp tin PDF sẽ cho phép người dùng xem nhưng không chỉnh sửa nội dung của bảng tính được.

Bước 1: Nhấn vào tab File để truy cập vào Backstage view

Bước 2: Nhấp vào Export (Xuất), sau đó chọn Create PDF/XPS

Bước 3: Hộp thoại Save As (Lưu dưới dạng) sẽ xuất hiện. Chọn vị trí bạn muốn xuất bảng tính (1), nhập tên tệp (2), sau đó nhấn vào Publish (Xuất bản) (3).

Theo mặc định, Excel sẽ chỉ xuất bảng tính (Sheet) đang mở. Nếu bạn có nhiều bảng tính (Sheet) và muốn lưu tất cả chúng trong cùng một tệp PDF, hãy nhấn vào Options (1) – Tùy chọn trong hộp thoại Save As. Hộp thoại Options sẽ xuất hiện. Chọn Entire workbook (2) (toàn bộ bảng tính), sau đó nhấn OK (3).

Bất cứ khi nào xuất một bảng tính dưới dạng PDF, bạn cũng cần cân nhắc dữ liệu bảng tính sẽ xuất hiện trên mỗi trang PDF, giống như in một bảng tính làm như vậy bảng tính của bạn sẽ không bị tràn lề hay thiếu nội dung.

2. Xuất bảng tính Excel sang các định dạng file khác

Đôi khi bạn cần xuất bảng tính của mình sang các loại file khác như bảng tính Excel 97-2003 để chia sẻ với những người sử dụng phiên bản Excel cũ hoặc file .CSV nếu cần một phiên bản văn bản thuần túy của bảng tính. Để xuất bảng tính Excel sang các định dạng khác ta làm theo các bước sau:

 

Bước 1: Nhấn vào tab File để truy cập vào Backstage view

Bước 2: Nhấn vào Export (1), chọn Change File Type (2) sau đó chọn tiếp định dạng file bạn muốn chuyển đổi (3) rồi nhấn Save As (4)

Bước 3: Hộp thoại Save As sẽ xuất hiện. Chọn vị trí bạn muốn xuất bảng tính, nhập tên tệp, sau đó nhấp vào Save.

Bạn cũng có thể sử dụng trình đơn thả xuống Save as type: trong hộp thoại Save As để lưu các bảng tính trong nhiều loại tệp.

III – Chia sẻ bảng tính Excel 2019

Excel giúp bạn dễ dàng chia sẻ và cộng tác trên các bảng tính khi sử dụng OneDrive. Trước đây, nếu muốn chia sẻ tệp tin với người nào đó, bạn có thể gửi file đó dưới dạng tệp đính kèm email. Mặc dù cách này thuận tiện nhưng cũng tạo ra nhiều phiên bản của cùng một file, rất khó sắp xếp.

Khi chia sẻ một bảng tính từ Excel, bạn đang thực sự cho phép người khác truy cập vào chính xác cùng một tệp tin. Điều này cho phép bạn và những người mà bạn chia sẻ cùng chỉnh sửa cùng một bảng tính mà không cần theo dõi nhiều phiên bản.

Để chia sẻ một bảng tính, bạn cần lưu file đó vào OneDrive của bạn.

Bước 1: Nhấn vào tab File để truy cập vào Backstage view

Bước 2: Nhấn vào Share, chọn Share with People (lưu ý bạn cần lưu file bạn cần share trên OneDriver trước)

Bước 3: Excel sẽ trở lại chế độ xem bình thường và mở cửa sổ Share ở phía bên phải cửa sổ. Tại đây, bạn có thể mời mọi người chia sẻ tài liệu của bạn, xem danh sách những người có quyền truy cập vào tài liệu và đặt xem họ có thể chỉnh sửa hay chỉ xem tài liệu.